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Festara — Manual de Cotizaciones
Documento de onboarding en español
Manual inicial para explicar cómo usar la sección Cotizaciones dentro de Festara.
1. Objetivo del módulo Cotizaciones
El módulo Cotizaciones sirve para registrar, ordenar y evaluar oportunidades comerciales antes de enviar una propuesta al cliente.
Una cotización bien construida permite:
- Asociar una oportunidad a un cliente.
- Registrar datos básicos del evento o servicio.
- Estimar ingresos.
- Estimar costos.
- Revisar margen o utilidad.
- Preparar una propuesta más clara.
- Evitar vender eventos sin saber si dejan ganancia.
La idea principal es dejar de cotizar a ciegas.
2. Qué es una cotización en Festara
En Festara, una cotización representa una oportunidad comercial.
Puede corresponder a:
- Un evento confirmado.
- Un evento en evaluación.
- Una propuesta solicitada por un cliente.
- Un presupuesto preliminar.
- Una simulación comercial.
- Una versión inicial antes de enviar una propuesta formal.
No todas las cotizaciones terminan en venta. Aun así, conviene registrarlas para entender el flujo comercial.
3. Cuándo crear una cotización
Conviene crear una cotización cuando:
- Un cliente pide precio.
- Se necesita evaluar si un evento conviene.
- Se quiere preparar una propuesta.
- Hay datos suficientes para estimar ingresos y costos.
- Se quiere comparar escenarios.
- Se necesita dejar registro de una oportunidad.
No conviene crear cotizaciones sin contexto, sin cliente o sin datos mínimos, salvo que sea una prueba interna.
4. Datos mínimos recomendados
Para que una cotización sea útil, debería tener al menos:
- Cliente asociado.
- Nombre o descripción del evento.
- Fecha estimada.
- Cantidad de personas.
- Precio estimado.
- Costos principales.
- Notas comerciales relevantes.
Mientras más completos estén los datos, más confiable será el análisis.
5. Cliente asociado
La cotización debería estar asociada a un cliente.
Flujo recomendado:
Cliente → Cotización → Propuesta
Esto ayuda a mantener orden y permite revisar después qué oportunidades pertenecen a cada cliente.
Si se crea una cotización sin cliente, puede ser más difícil hacer seguimiento comercial.
6. Nombre de la cotización
El nombre debe permitir identificar rápidamente de qué se trata.
Ejemplos correctos:
- Matrimonio González 120 personas
- Cumpleaños empresa Los Aromos
- Cóctel Colegio San Felipe
- Evento corporativo junio
- Almuerzo familiar 60 personas
Evitar nombres poco claros como:
- Evento 1
- Prueba
- Cotización nueva
- Sábado
- Cliente WhatsApp
7. Fecha del evento
La fecha ayuda a ordenar la planificación y priorizar oportunidades.
Buenas prácticas:
- Registrar fecha estimada si aún no está confirmada.
- Actualizar la fecha cuando el cliente confirme.
- Usar notas si la fecha está pendiente.
- Revisar disponibilidad antes de confirmar comercialmente.
8. Cantidad de personas
La cantidad de personas es un dato clave para estimar ingresos, costos y margen.
Buenas prácticas:
- Registrar el número más realista posible.
- Anotar si es estimado.
- Actualizarlo cuando cambie.
- Revisar si el precio por persona depende del volumen.
Ejemplo:
- 50 personas.
- 80 personas estimadas.
- Entre 100 y 120 personas.
9. Precio
El precio puede ser por persona o total, según el tipo de negocio.
Buenas prácticas:
- Definir claramente si el valor es por persona o total.
- Revisar si incluye IVA u otros impuestos, según corresponda.
- No enviar propuesta sin revisar el total.
- Comparar el precio con los costos estimados.
El precio no debe revisarse aislado. Siempre debe analizarse junto con los costos y la utilidad esperada.
10. Costos principales
Los costos son fundamentales para saber si una cotización deja utilidad.
Ejemplos de costos:
- Alimentos.
- Bebidas.
- Personal.
- Transporte.
- Arriendos.
- Insumos.
- Decoración.
- Comisiones.
- Servicios externos.
Si no se ingresan costos, el evento puede parecer rentable aunque no lo sea.
11. Utilidad y margen
La utilidad es la diferencia entre lo que se cobra y lo que cuesta realizar el evento.
En términos simples:
Ingresos – Costos = Utilidad
Festara ayuda a revisar si la cotización parece saludable, ajustada o riesgosa.
Importante:
La utilidad estimada no reemplaza la revisión del negocio, pero sirve como alerta temprana.
12. Usar la calculadora desde una cotización
La calculadora de utilidad ayuda a revisar rápidamente los números.
Uso recomendado:
- Ingresar cantidad de personas.
- Ingresar precio estimado.
- Ingresar costos principales.
- Revisar resultado.
- Ajustar valores si es necesario.
- Decidir si la cotización se puede enviar, ajustar o descartar.
La calculadora sirve especialmente antes de enviar una propuesta al cliente.
13. Estados o lectura comercial de una cotización
Una cotización puede estar en distintos momentos comerciales:
- En preparación.
- En revisión.
- Enviada al cliente.
- Aprobada.
- Rechazada.
- Pendiente de respuesta.
- Ajustada por cambios del cliente.
Aunque no todos estos estados estén visibles como campos formales, conviene usarlos como criterio de trabajo.
14. Revisar antes de enviar
Antes de pasar una cotización a propuesta, revisar:
- Cliente correcto.
- Fecha correcta.
- Cantidad de personas.
- Precio.
- Costos.
- Margen.
- Condiciones comerciales.
- Notas visibles para el cliente.
- Datos de contacto.
Una propuesta enviada con errores puede afectar la confianza del cliente.
15. Pasar de cotización a propuesta
La propuesta es la versión que verá el cliente.
La cotización es más interna y sirve para ordenar números y datos.
Flujo recomendado:
- Crear cliente.
- Crear cotización.
- Ingresar datos principales.
- Revisar utilidad.
- Ajustar valores.
- Abrir propuesta.
- Revisar contenido visible.
- Guardar propuesta.
- Descargar PDF, copiar enlace o enviar por email.
16. Descargar PDF
El PDF sirve para compartir la propuesta en un formato más formal.
Uso recomendado:
- Enviar al cliente.
- Guardar respaldo.
- Revisar la presentación antes de enviar.
- Comparar versiones si hay cambios.
Antes de descargar o enviar, revisar que los datos estén correctos.
17. Copiar enlace
Copiar enlace permite compartir la propuesta de forma rápida.
Uso recomendado:
- Enviar por WhatsApp.
- Enviar por email manual.
- Compartir internamente.
- Revisar en otro dispositivo.
Antes de compartir, confirmar que la propuesta está guardada y actualizada.
18. Enviar por email
Cuando el envío por email esté disponible/configurado, debe usarse con cuidado.
Antes de enviar:
- Confirmar email del cliente.
- Revisar asunto y contenido.
- Revisar montos.
- Revisar condiciones comerciales.
- Verificar que la propuesta corresponde al cliente correcto.
19. Cotización de prueba
Para aprender, se puede crear una cotización de prueba.
Ejemplo:
- Cliente: Cliente Demo.
- Evento: Evento de prueba 50 personas.
- Precio: valor estimado.
- Costos: datos ficticios.
- Nota: Cotización creada solo para prueba interna.
Después de probar, conviene no llenar la cuenta con demasiadas cotizaciones falsas.
20. Errores comunes
Cotizar sin cliente
Dificulta el seguimiento comercial.
Cotizar sin costos
Hace que el evento parezca más rentable de lo que realmente es.
No revisar cantidad de personas
Un cambio pequeño en cantidad puede afectar costos, precio y margen.
Confundir precio total con precio por persona
Puede generar errores graves en la propuesta.
Enviar propuesta sin revisar
Puede provocar errores de monto, fecha o condiciones.
21. Buenas prácticas generales
Recomendaciones:
- Crear primero el cliente.
- Registrar una cotización por oportunidad comercial real.
- Ingresar datos mínimos antes de analizar margen.
- Revisar costos antes de enviar.
- Usar la calculadora como alerta temprana.
- Guardar cambios antes de compartir propuesta.
- Mantener nombres claros.
- Evitar duplicados.
- Revisar en móvil y escritorio si se compartirá con el cliente.
22. Checklist para crear una cotización real
Antes de guardar o enviar una cotización, revisar:
- Cliente asociado.
- Nombre claro.
- Fecha estimada.
- Cantidad de personas.
- Precio correcto.
- Costos principales.
- Resultado de utilidad revisado.
- Condiciones comerciales claras.
- Propuesta revisada.
- PDF o enlace probado si se compartirá.
23. Checklist de prueba del módulo Cotizaciones
Para probar el módulo:
- Crear un cliente demo.
- Crear una cotización asociada.
- Ingresar cantidad de personas.
- Ingresar precio.
- Ingresar costos.
- Revisar utilidad.
- Abrir propuesta.
- Guardar propuesta.
- Descargar PDF.
- Copiar enlace.
- Probar desde escritorio.
- Probar desde móvil.
24. Ubicación recomendada futura del manual
Este manual debería transformarse más adelante en una página editable de WordPress.
Ubicación recomendada:
/ayuda/cotizaciones/
También debería enlazarse desde:
- El footer de la landing.
- La página de soporte.
- La sección de preguntas frecuentes.
- Un link de ayuda dentro de
/app.
- Eventualmente, un botón contextual dentro del módulo Cotizaciones.
No se recomienda hardcodear el contenido del manual dentro de React. La app debería enlazar a la página editable.
25. Relación con onboarding
Este manual es parte del onboarding mínimo de Festara.
Orden recomendado de documentos:
- Guía rápida de inicio.
- Manual de Clientes.
- Manual de Cotizaciones.
- Manual de Propuestas.
- Manual de Calculadora de utilidad.
- Manual de Planes y límites.
26. Próximo documento recomendado
Después de este manual, el siguiente documento recomendado es:
Manual de Propuestas
Debe explicar:
- Qué es una propuesta en Festara.
- Qué ve el cliente.
- Cómo revisar una propuesta antes de enviarla.
- Cómo descargar PDF.
- Cómo copiar enlace.
- Cómo enviar por email.
- Qué revisar antes de compartir.
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